Selon les données de Slack, deux heures de réunions par jour sont le maximum utile pour les salariés

Atlantico : Passer plus de deux heures par jour en réunion peut nuire à la productivité, selon les révélations d’une nouvelle enquête menée auprès de plus de 10 000 employés de bureau dans le monde par Slack Technologies, propriété de Salesforce. Comment expliquer que trop de temps passé en réunion nuise à la productivité ? Cela a-t-il des incidences sur le fait de devoir décaler ses horaires de travail ou de continuer de travailler à son domicile en fin de journée ? 

Caroline Diard : Les réunions constituent un temps fort de la vie professionnelle. Il s'agit d'échanger des idées, faire avancer des projets, partager des résultats. La réunion est un excellent moyen de souder un collectif de travail. En revanche, il s'agit aussi d'un temps contraint. Les réunions permettent de soulever des débats mais parfois des conflits émergent. Parfois certaines organisations souffrent de "réunionite" voire de "comitologie".

Trop de réunions tue les réunions : Il faut trouver des créneaux communs, trouver un lieu si on souhaite être en présentiel, etc... 

Une réunion n'est utile que si un suivi est assuré. Il s'agit alors d'organiser la "traçabilité" des décisions prises (via des comptes-rendus ou procès-verbaux pour les réunions ayant valeur légale).

Chaque réunion constitue un temps qui n'est pas dédié aux réflexions personnelles, aux missions de fond, nécessitant de la concentration. Même si elles font avancer les dossiers, parfois elles peuvent être vécues comme une perte de temps surtout quand elles occasionnent des décalages dans les dossiers et donc les horaires.

Quelles sont les alternatives pour éviter de perdre en productivité tout en communiquant au sein des entreprises en l’absence de réunions ? L’utilisation des mails ou des logiciels et applications comme Slack, Zoom, Teams ou Skype peut-elle être une vraie alternative et une solution pour gagner en efficacité et passer moins de temps en réunions (en gardant cet objectif des deux heures maximales) ?

Les plateformes collaboratives peuvent permettre d'organiser des réunions à distance, en un temps record. Cela règle des problèmes "logistiques" mais il s'agit toujours d'un temps contraint. La multiplication des sollicitations peut aussi produire une dispersion et une baisse de concentration.

Cela peut être utile dans le cas où les équipes sont dispersées et cela évite des déplacements inutiles. Attention cependant à des utilisations abusives des outils "instantanés" qui créent un sentiment d'urgence et parfois des injonctions implicites de répondre rapidement aux demandes. (ceci pouvant être source de stress).

Une réunion à l'issue de laquelle aucune décision n'est prise n'est pas efficace.

Annuler les réunions permet-il réellement de gagner en productivité, de libérer du temps pour des tâches et des missions qui nécessitent de la concentration au sein des entreprises ?

Il ne s'agit pas d'être si radical et de supprimer les réunions. Il faut maintenir les réunions nécessaires au fonctionnement de l'équipe et utiles à la prise de décision, avancement de projets. Une réunion "idéale" doit se terminer par un bilan synthétique des décisions prises, la date de la prochaine réunion, qui fait quoi...Il est important de rédiger une synthèse.

Est-ce que les employés les plus jeunes sont les seuls à trouver que trop de temps est consacré aux réunions dans les entreprises ?

Je ne pense pas que cela soit générationnel. Par contre, la perception des réunions dépend de la structure et de la culture des organisations.