4 conseils pour ne plus perdre son temps en réunion

Encore une réunion ? La plupart des professionnels participent à des réunions tous les jours, voire plusieurs fois par jour. Nombre d'entre elles se résument à un soliloque de l’animateur, auquel répondent des réactions d’allégeance ou de rébellion des participants, quand ils ne s’évadent pas par l’intermédiaire de leur téléphone portable. Comment savoir quand une décision importante va être prise ? Quels sont les mots à utiliser pour susciter le consensus ? Les interactions sur des sujets ordinaires ont-elles une influence sur des sujets de travail ? Combien de temps faut-il compter entre le moment où l'on a atteint l'objectif de la réunion et le mot où cette dernière se termine ? 

• Reconnaître par des signaux quand la décision importante est sur le point d’être prise

On peut détecter l’intervalle de temps critique d'une réunion en observant les éléments suivants : directive d'action, offre, acceptation de l’offre, rejet, demande d'information, dialogues.  La partie la plus importante de la réunion se caractérise principalement par des demandes d’informations et de renseignements.

• Les mots convaincants

Les mots les plus convaincants, selon le test de Fisher, ne sont pas forcément utilisés exclusivement dans les réunions. Pourquoi ces mots sont plus convaincants que d’autres ? Exemples. 

Pour l’école de management de Sloan MIT , dire "Ok", "donner", "commencer" et même "réunion" stimule le pouvoir de persuasion de la personne emploie le mot. Les statisticiens Cynthia Rudin et Been Kim ont étudié le vocabulaire des propositions qui ont été acceptées au cours de 95 réunions. Ils ont conclu que les mots les plus convaincants sont ceux qui construisent des consensus.

"Ok" indique l’accord avec une idée précédente. Utiliser le mot "commencer" dans une phrase du type "Je pense que nous devrions commencer par les bases", est utile pour créer des alliances entre les participants qui veulent tous être efficaces. Le mot "donner" fait allusion à un certain avantage pour le groupe. Exemple : "Cela nous donnerait une part de marché". L’utilisation de ce mot suggère en plus, une connaissance préalable. Celui qui emploie ce mot va ensuite expliquer, étayer son argument. Le mot "réunion" suggère ce dont on n'a pas parlé. Exemple : "Nous en parlerons à la prochaine réunion". Cela peut être utilisé pour fuir un problème; ou simplement le reporter à plus tard.

En revanche, les mots les moins populaires dans les réunions étudiés sont "reconnaissance", "discours", "équitable", "choisir", "animaux", "moyen" et "bas".

• Les interactions

Selon des chercheurs de l'Institut de Technologie du Massachusetts, les conversations ordinaires, dites sociales, et de travail interagissent au sein d’une réunion. Il n’est pas évident de connaître l’impact de ces conversations sur le travail. Quoi qu'il en soit, chaque jugement qui suit une un acte social négatif est plutôt négatif. L'inverse est également vrai : un acte socialement positif est généralement suivi d'une évaluation positive.

Les conversations sociales peuvent donc être considérées comme hypocrites puisqu’un collègue peut en encourager un autre pour arriver à ses fins. Dans ce cas, l’acte social positif devient un acte social négatif.

• La durée d'une réunion après avoir pris une décision importante

Même si toutes les décisions sont prises, une réunion peut s'éterniser. Il faut du temps pour retravailler les détails et mettre officiellement fin à la réunion.

Il faut savoir que plus on met du temps à prendre la décision plus on va conclure rapidement. Si on prend une décision rapidement, alors on a tendance à  prendre plus de temps pour affiner ensuite. Voici le graphique réalisé par les chercheurs de l'Institut de Technologie du Massachusetts.