Étape par étape : comment bien effacer et conserver vos données informatiques stockées sur votre ordinateur professionnel si vous changez de travail à la rentrée (et pourquoi c'est très important)

Atlantico : Quelles étapes faut-il suivre avant d'effacer nos données personnelles présentes sur notre futur ancien ordinateur de fonction ?

Denis Jacopini : L'ordinateur professionnel qui vous a été mis à disposition était probablement en état de marche. A moins d'avoir des circonstances ou des consignes particulières, vous devrez donc rendre cet appareil au moins dans l'état initial.

1. En premier lieu, pensez à identifier les données à sauvegarder dont il vous sera nécessaire de conserver copie. Attention aux données professionnelles frappées de confidentialité ou d'une clause de non concurrence, tels que les fichiers clients. On pourrait bien vous reprocher d'en avoir conservé une copie et de l'utiliser contre votre ancien employeur.

2. Identifiez les données ayant un caractère confidentiel et qui nécessiteront une sauvegarde dans un format protégé par un procédé tel que le cryptage ou le hachage.

3. Identifiez les données devant être conservées pendant un grand nombre d'années tels que des justificatifs d'assurance, de sinistre...

4. Identifiez les données que vous ne devez absolument pas perdre car non reproductibles (contrats, photos de mariage, des enfants, petits-enfants...)

5. Identifiez les données que vous souhaitez rendre accessibles sur plusieurs plateformes (ordinateurs, téléphones, tablettes) que ça soit au bureau à la maison, en déplacement ou en vacances. Ensuite, en fonction des logiciels permettant d'accéder à vos données, identifiez les fonctions de "Sauvegarde", "Enregistrer sous" ou d'"Export". Vous pourrez alors choisir le support adapté.

Enfin, en fonction des critères de sécurité choisis, vous pourrez sauvegarder sur des supports adaptée soit :

- à la confidentialité (tout support numérique en utilisant un logiciel de cryptage ou de hachage tel de Truecrypt, Veracrypt, ou AxCrypt...) ;

- à l'intégrité (multiplier le nombre de sauvegardes en réalisant plusieurs exemplaires de vos données à n'absolument pas perdre) ;

- à la longévité en utilisant des supports avec une durée de vie adapté à vos attentes. Sachez qu'à ce jour, il est difficile de garantir la lecture d'une information numérique au-delà de plusieurs dizaines d'années (en raison de l'altération des supports avec le temps, mais aussi de l'évolution des versions, des formations et des logiciels). Qui peut vous garantir de pouvoir visualiser vos photos numériques dans cinquante ans ? 

- à la disponibilité sur plusieurs plateformes et sur plusieurs lieux, comme le proposent les solutions cloud qui sont éclos il y a quelques dizaines d'années seulement ;  

- à la quantité (car vous devez rapidement stocker pour ensuite trier et choisir un support adapté) en choisissant par exemple un disque dur USB externe auto-alimenté (si le port USB de votre ordinateur l'autorise), ce support est actuellement celui ayant le meilleur rapport capacité / prix avec une bonne rapidité d'écriture.

Les risques :

Les clés USB sont des outils permettant de conserver une copie facilement accessible et aisément transportable. 100% des clés USB tomberont un jour ou l'autre en panne. Pensez-y pour ne pas leur confier les documents de votre vie.

Idem pour les disques durs. 100% des disques durs tomberont un jour en panne. Cependant, contrairement aux clés USB ou aux cartes mémoire, les disques durs (mécaniques et non SSD) permettront plus facilement de récupérer leur contenu en cas de panne.

Les supports de type lecteurs ZIP, lecteur JAZ, lecteurs magnéto-optiques, lecteurs de bandes etc. sont de plus en plus rares. Conserver des données importantes sur de tels supports peut s'avérer dangereux. En effet, imaginez un instant jour ou vous souhaitez y accéder mais que vous n'avez plus le lecteur pour les consulter et que le lecteur ne se vend même plus. Ne laissez pas la vies de vos données numériques entre les mains du Bon Coin...

Voilà, en fonction de tous ces critères et à partir de ces conseils, il ne vous reste plus qu'à sauvegarder vos données importantes avant de les effacer de l'appareil que vous allez rendre.

Comparatif :

Disque dur : Quelques Go à quelques To - Bon marché, rapide mais fragile.

Clé USB : Quelques Go - Rapide, léger mais quasiment impossible de récupérer des données en cas de panne.

Cloud : Quelques Mo à quelques To - Accessible de n'importe où mais aussi par tous ceux qui ont le mot de passe (risqué) - Dépend du fonctionnement et de la rapidité d'Internet - Les services de cloud gratuits peuvent s'arrêter du jour au lendemain et vous perdrez tout.

Disques optiques (CD, DVD,Magnéto Optique) : Bonne tenue dans le temps si conservés dans de bonnes conditions mais utilisables (pérennité des lecteurs de disques) jusqu'à quand ?

Supports spéciaux (ZIP/Jazz/QIC/DAT/DLT/DDS/SDLT) : Supports fragiles, lecteurs trop rares pour garantir une lecture au dela de 5 ans.

Est-il possible d'effacer toutes nos données présentes sur un ordinateur de fonction lorsque l'on quitte son travail et que l'on ne souhaite pas laisser de traces sur celui-ci ? Si oui, quels moyens préconisez-vous pour être sûr que ce type de données soit bien effacé ? 

La première étape consiste à identifier les données à supprimer et celles à sauvegarder avant de procéder au nettoyage. Sur la plupart des ordinateurs professionnels, parfois sans le savoir, en plus de nos documents de travail nous stockons :

- Des programmes ajoutés

- Nos e-mails

- Nos traces de navigation

- Nos fichiers téléchargés

- Divers identifiants et mots de passe

- Les fichiers temporaires

Afin d'éviter l'accès à ces informations par le futur locataire / propriétaire / donataire de votre ordinateur, il sera important de procéder à leur suppression minutieuse.

Concernant les programmes ajoutés :

Facile sur Mac en mettant le dossier d'un programme à la corbeille, n'utilisez surtout pas la corbeille pour supprimer des programmes sous Windows. La plupart des programmes apparaissent dans la liste des programmes installés. Pour procéder à leur suppression, nous vous conseillons de procéder :

- soit par le raccourci de désinstallation que le programme a créé ;

- s'il n'y a pas de raccourci prévu à cet effet, passez par la fonction "Ajout et Suppression de Programmes" ou "Programmes et fonctionnalités" (ou fonction équivalente en fonction de votre système d'exploitation de sa version) ;

- Enfin, vous pouvez utiliser des programmes adaptés pour cette opération tels que RevoUninstaller (gratuit).

Concernant les e-mails :

Selon le programme que vous utiliserez, la suppression du/des compte(s) de messagerie dans le programme en question suffit pour supprimer le ou les fichiers contenant les e-mails. Sinon, par précaution, vous pouvez directement les localiser et les supprimer :

- fichiers ".pst" et ".ost" de votre compte et archives pour le logiciel "Outlook" ;

- fichiers dans " " "%'''AppDataLocalMicrosoftWindows Live Mail" pour le logiciel "Windows Live Mail" ;

- les fichiers contenus dans '""%'''APPDATA%ThunderbirdProfiles" pour le programme Mozilla Thunderbird

- le dossier contenu dans "...Local SettingsApplication DataIMIdentities" pour le programme Incredimail.

Concernant nos traces de navigation :

En fonction de votre navigateur Internet et de sa version, utilisez, dans les "Options" ou les "Paramètres" la fonction supprimant l'Historique de Navigation" ou les "Données de Navigation".

Concernant les fichiers téléchargés :

En fonction de votre système d'exploitation l'emplacement de stockage par défaut des fichiers téléchargés change. Pensez toutefois à parcourir les différents endroits de votre disque dur, dans les lecteurs réseau ou les lecteurs externes à la recherche de fichiers et documents téléchargés que vous auriez pu stocker.

Concernant divers identifiants et mots de passe :

Du fait que le mot de passe de votre système d'exploitation stocké quelque part (certes crypté), si vous êtes le seul à le connaître et souhaitez en conserver la confidentialité, pensez à le changer et à en mettre un basic de type "utilisateur".

Du fait que les mots de passe que vous avez mémorisé au fil de vos consultations de sites Internet sont également stockés dans votre ordinateur, nous vous recommandons d'utiliser les fonctions dans ces mêmes navigateurs destinées à supprimer les mots de passes et les informations qui pré remplissent les champs.

Concernant les fichiers temporaires :

En utilisant la fonction adaptée dans vos navigateurs Internet, pensez à supprimer les fichiers temporaires liés à la navigation Internet (images, cookies, historiques de navigation, autres fichiers).

En utilisant la fonction adaptée dans votre systèmes d'exploitation, supprimez les fichiers temporaires que les programmes et Windows génèrent automatiquement pour leur usage.

Pour finir :

Parce qu'un fichier supprimé n'est pas tout à fait supprimé (il est simplement marqué supprimé mais il est toujours présent) et dans bien des cas toujours récupérable, vous pourrez utiliser une application permettant de supprimer définitivement ces fichiers supprimés mais pourtant récupérables telle que "Eraser", "Clean Disk Security", "Prevent Restore"... 

Ne pas effacer ses données personnelles sur son ordinateur de fonction est-il dommageable ? Si oui, pourquoi ?

Imaginez votre ordinateur, protégé ou non, tomber entre les mains d'une personne malveillante. Il pourra :

- Accéder à vos documents et découvrir les informations qui peuvent soit être professionnelles et être utilisées contre vous, soit personnelles permettant à un voyou de les utiliser contre vous soit en vous demandant de l'argent contre son silence ou pour avoir la paix ;

- Accéder aux identifiants et mots de passe des comptes Internet que vous utilisez (même pour des sites Internet commençant par https) et ainsi accéder à vos comptes Facebook, Twitter, Dropbox, etc.

- Avec vos identifiants ou en accédant à votre système de messagerie, le pirate pourra facilement déposer des commentaires ou envoyer des e-mails en utilisant votre identité. Même si l'article 226-4 du code pénal complété par la loi LOPPSI du 14 mars 2011 d'un article 226-4-1, l'usurpation d'identité numérique est un délit puni de deux ans d'emprisonnement et de 20 000 euros d'amende, il sera fastidieux d'une part pour vous, de prouver que vous n'êtes pas le véritable auteur des faits reprochés, et difficile pour les enquêteurs de retrouver le véritable auteur des faits.

Ne pas effacer ses données personnelles sur l'ordinateur que l'on rend, donne, vend, c'est laisser l'opportunité à un inconnu de fouiller dans vos papiers, violer votre intimité et cambrioler votre vie.

Pire ! Vous connaissez bien le donataire de votre matériel et vous savez qu'il n'y a aucun risque qu'il ait des intentions répréhensibles. Mais êtes-vous certain qu'il sera aussi prudent que vous avec son matériel ? Êtes-vous prêt à prendre des risques s'il perdait ce matériel ? Dormiriez-vous tranquille si vous imaginiez que votre ancien ordinateur est actuellement sous l'emprise d'un pirate informatique prêt à tout pour tricher, voler et violer en utilisant votre identité ?

Propos recueillis par Thomas Gorriz