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© Reuters
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Après le déluge

9 manières d'éviter d'être submergé par les mails au bureau

Publié le 10 mars 2016
Avec Eric Coder
Aujourd'hui, les cadres sont submergés de mails, parfois plusieurs centaines par jour. Cet outil, qui était censé aider notre productivité, aujourd'hui la mine, et ça peut devenir impossible de gérer. 9 méthodes pour arriver à surmonter.
Eric Coder
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Aujourd'hui, les cadres sont submergés de mails, parfois plusieurs centaines par jour. Cet outil, qui était censé aider notre productivité, aujourd'hui la mine, et ça peut devenir impossible de gérer. 9 méthodes pour arriver à surmonter.
Avec Eric Coder

Les mails ressemblent à un jeu de Tétris sadique que l'on ne peut jamais gagner. Même complètement vidée en soirée - événement de plus en plus rare -, la boite mail reprend du poids au petit matin. C'est un exercice sans fin qui nous étouffe pendant la semaine, le week-end et même au moment des vacances. Les cadres estiment passer plus de 5 heures par jour en moyenne à consulter leur messagerie (5,6 heures en France et 5,4 heures en Europe). Aux Etats-Unis, ce chiffre monte à 6,3 heures, selon une étude Adobe, d'août 2015.

1. Réserver des moments pour les mails

Pour gérer efficacement ses mails à répétition, il est impératif de se réserver des moments dans la journée pour les traiter, afin de pouvoir se concentrer et rester efficace sur d'autres tâches. En règle générale, il faut donc éviter de les consulter en continu et se cantonner à 4 ou 5 moments dans la journée. A chacun de s'organiser en la matière, mais Pascale Bélorgey, manager de l’offre de formation Efficacité professionnelle chez Cegos et auteure de La boîte à outils de la gestion du temps (Dunod, 2014),  préconnise de « respecter sa chronobiologie en travaillant sur ses mails le matin pour demeurer dans sa zone de concentration la plus forte ». Pour Philippe Santini, partner chez Visconti, leader européen de l’accompagnement de dirigeants, « le digital a construit une autre relation au temps, celui de l'immédiateté : on se sent obligé de répondre à tout et tout de suite ». Il est donc primordial de hiérachiser ses consultations, de prendre du recul pour ne pas travailler toujours dans l'urgence, dit-il.

2. Supprimer toutes les alertes

Il est fortement recommandé de supprimer toutes les alertes sonores et visuelles, sur les ordinateurs, tablettes et téléphones mobiles. Cela déconcentre et augmente de façon exponentielle le stress journalier. Consulter des informations est primordial mais il faut faire très attention à ne pas se laisser polluer. 

3. Des outils pour rester productif

Bastien Le Lann, responsable du pôle analyses et créations chez Lecko, cabinet de conseil en organisation pour la transformation numérique, estime que « le mail est en train d'évoluer vers une logique de flux ». Avec de nouveaux outils, comme BlueKiwi, Yammer, ou Verse d'IBM, par exemples, on peut morceler les usages, former une communauté de travail en ligne et donc collaborer à plusieurs, explique-t-il. Ces outils ont pour principal avantage de permettre aux cadres d'être plus productifs, d'éviter de perdre du temps en conversant à plusieurs, de ne plus se focaliser sur le nombre de collaborateurs à mettre en copie ou au contraire de les retirer de la liste.

4. Raisonner par thématiques

Le classement des mails par ordre d'importance, avec ou non un code couleur, « est totalement dépassé », juge Bastien Le Lann. Il est préférable, selon lui, de raisonner par arborescence, par thématique, par dossier. On attribue alors des mots clés, des tags, pour établir un classement et pouvoir ainsi accéder rapidement à ses documents. L'important est ne jamais se rendre esclave de ses mails pour gagner en efficacité.

5. Proscrire l'usage intensif du téléphone

Concernant l'usage de son mobile, comme pour les enfants, il est préférable de ne pas avoir les yeux bloqués dessus en permanence. Il ne faut pas céder aux pulsions d'être connecté en permanence. Dans beaucoup d'entreprises, comme pour le Conseil des ministres à l'Elysée, les téléphones portables sont désormais interdits de réunion. Cela permet, à l'évidence, de ne pas se disperser et de rester focalisé sur l'essentiel.

6. Les chats permettent de gagner du temps

Les chats sont « un formidable outil de productivité synchronisé », juge Bastien Le Lann. Et d'ajouter : « Il y a eu des doutes au début mais ils ont aujourd'hui disparu. Ainsi, Skype propose un excellent partage d'écran via Microsoft ». Ces conversations en temps réel offrent l'indéniable avantage de ne pas tourner trop longtemps autour du pot et d'aller à l'essentiel, tout en réfléchissant collectivement.

7. L'utilité des réseaux sociaux

Les réseaux sociaux (Facebook, Twitter, etc.), outre le fait de permettre de communiquer avec ses proches lors d'un déplacement professionnel à l'étranger, offrent également la possibilité de prendre la température des clients, de se tenir informé très rapidement sur leur actualité. Mais « il faut garder à l'esprit de ne pas s'y rendre pour de mauvaises raisons, comme un moment de récréation », analyse Bastien Le Lann. Il est impératif de se donner des objectifs sinon cela devient rapidement chronophage. Quant aux managers, ils doivent conserver une posture bienveillante à l'égard de leurs collaborateurs qui utilisent ces réseaux sociaux et ne pas toujours les suspecter de ne s'y rendre que pour le plaisir.

8. L'afflux de newsletters

Il faut éviter de trop en rédiger et ne pas les multiplier. De même, s'abonner à tour de bras à ces newsletters n'est pas franchement pertinent. Pour Bastien Le Lann, « c'est un outil à conserver même si elles n'ont plus beaucoup d'intérêt ». Il estime qu'elles « sont peu lues et que leur impact devient de moins moins évident ». Elles viennent alimenter un peu plus l'infobésité qui nous submerge au quotidien.

9. Travailler sur plusieurs écrans et être multitâche

Tout dépend de votre métier même si cela peut se comprendre pour des graphistes, des informaticiens ou des banquiers back office. En règle générale, il faut savoir que si l'on multiplie les écrans, qu'on ouvre toute une floppée d'applications diverses et variées, on a tendance à se disperser. Il est donc souvent préférable d'effectuer une tâche après l'autre pour ne pas s'éparpiller. Le multitasking, ou l'art d'être multitâche, demeure une vue de l'esprit. Cela force le cerveau à changer de vitesse et à accélérer de façon répétée... pour un résultat généralement de moins bonne facture.

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lasenorita
- 10/03/2016 - 13:41
Les mails ''indésirables''
Mon ordinateur est submergé de mails ''indésirables'' et je dois faire ''le nettoyage'' tous les jours..si je m'absente quelques jours, à mon retour ma boîte mail est envahie de mails dont une dizaine seulement m'intéressent...ce qui est pire ce sont les coups de téléphone très nombreux, des personnes téléphonent souvent de l'étranger à toutes heures de la journée...si je note leur numéro de téléphone et que je les rappelle sur mon portable on me répond ''ce numéro n'est pas attribué''..