En direct
Best of
Best of du samedi 2 au vendredi 8 novembre
En direct
Flash-actu
Articles populaires
Période :
24 heures
7 jours
01.

Et si l’univers était une sphère fermée ? C’est ce que pourraient suggérer des observations de l’Agence spatiale européenne

02.

Julie Graziani : « Criminaliser les idées et les mots, c’est empêcher de réfléchir »

03.

Vérité des chiffres : il faudrait ouvrir une centrale nucléaire par jour dans le monde pour respecter l’objectif d’émissions carbone zéro en 2050

04.

Mais pourquoi la pollution en Inde est-elle bien pire qu’en Chine ?

05.

Emmanuel Macron et sa névrose de l’ennemi

06.

Etats-Unis : un jeune américain choque Twitter après s'être déguisé en Jawad Bendaoud pour Halloween

07.

Alibaba tente d’acclimater le « Single Day » en France, sans TVA ni droits de douane

01.

Et si l’univers était une sphère fermée ? C’est ce que pourraient suggérer des observations de l’Agence spatiale européenne

02.

Euphémisation du réel : les évidences inaudibles de Zineb El Rhazoui et Julie Graziani

03.

Vérité des chiffres : il faudrait ouvrir une centrale nucléaire par jour dans le monde pour respecter l’objectif d’émissions carbone zéro en 2050

04.

Les aventuriers du bon sens perdu : ce que la tempête autour de Julie Graziani nous dit des blocages intellectuels du monde actuel

05.

Julie Graziani : « Criminaliser les idées et les mots, c’est empêcher de réfléchir »

06.

Présomption d’innocence et tribunaux sont-ils indispensables si l’accusé a vraiment l’air méchant ?

01.

"Islamophobie" : question choc sur une nouvelle névrose nationale

02.

Les aventuriers du bon sens perdu : ce que la tempête autour de Julie Graziani nous dit des blocages intellectuels du monde actuel

03.

"Quand des Juifs partent c'est la France qu'on ampute" a dit Macron. Mais il a omis de préciser qui ampute…

04.

30 ans après la chute du mur de Berlin, les communistes européens sont encore bien vivants

05.

Oui, nous voulons des plages islamiques !

06.

LR : l’illusion de la renaissance par le local

ça vient d'être publié
pépite vidéo > Politique
Journée de commémorations
11 novembre : Emmanuel Macron inaugure un monument en mémoire des soldats morts
il y a 11 heures 31 min
pépites > International
Incertitude
Bolivie : Morales démissionne, le pays plonge dans l'incertitude
il y a 12 heures 56 min
pépites > Terrorisme
Expulsion
La Turquie va expulser 11 djihadistes français dans les prochains jours
il y a 14 heures 13 min
décryptage > Europe
Les entrepreneurs parlent aux Français

Margrethe Vestager : Démission !! Le Breton vite ! Mais nous sauvera-t-il ?

il y a 15 heures 53 min
décryptage > Economie
(Piètres) raisons

1,3% de croissance en France : pourquoi pas plus ? Quatre (piètres) raisons et une obligation

il y a 19 heures 20 min
décryptage > Politique
Bonnes feuilles

La droite française est-elle maudite ? : les causes historiques de la malédiction de la droite

il y a 19 heures 43 min
décryptage > Environnement
Immobilité

Mais pourquoi la pollution en Inde est-elle bien pire qu’en Chine ?

il y a 20 heures 4 min
décryptage > Media
Totalitarisme de la gentillesse

Julie Graziani : « Criminaliser les idées et les mots, c’est empêcher de réfléchir »

il y a 20 heures 31 min
décryptage > Politique
Esprit du 11 novembre, es-tu là ?

Emmanuel Macron et sa névrose de l’ennemi

il y a 21 heures 35 min
pépites > Economie
Renouveau
Le Medef pourrait changer de nom et être rebaptisé "Entreprises de France"
il y a 1 jour 7 heures
Grossière erreur...
Etats-Unis : un jeune américain choque Twitter après s'être déguisé en Jawad Bendaoud pour Halloween
il y a 12 heures 2 min
light > Culture
Hommage
Abou Dabi inaugure sa nouvelle avenue Jacques Chirac
il y a 13 heures 45 min
décryptage > Politique
Vraiment ?

Accusé d'être une association islamiste, le CCIF affirme que cela n'a jamais été prouvé. Vraiment ?

il y a 15 heures 38 min
décryptage > Sport
Réel succès ?

Cette maladie du tennis français qui se cache derrière la victoire de la France en finale de la FED Cup

il y a 19 heures 5 min
décryptage > Santé
Bonnes feuilles

Les mystères médicaux autour de l’affaire de la nouvelle formule du Levothyrox

il y a 19 heures 42 min
rendez-vous > High-tech
La minute tech
Au secours ? Amazon veut rendre Alexa intelligente en traitant nos données personnelles
il y a 19 heures 55 min
décryptage > Religion
Nouvelle ère

Cette nouvelle ère politique que vient s’ouvrir avec la marche contre l’islamophobie

il y a 20 heures 8 min
décryptage > Atlantico business
Atlantico-Business

Alibaba tente d’acclimater le « Single Day » en France, sans TVA ni droits de douane

il y a 21 heures 30 min
décryptage > Histoire
L'air du temps

11 Novembre : il y a 100 ans débutaient les années folles… Aujourd’hui, les années vaches (sacrées) folles ?

il y a 21 heures 47 min
light > Finance
Bon investissement
Actions de la Française des Jeux : attention aux arnaques aux sites frauduleux
il y a 1 jour 8 heures
© Reuters
© Reuters
Après le déluge

9 manières d'éviter d'être submergé par les mails au bureau

Publié le 10 mars 2016
Avec Eric Coder
Aujourd'hui, les cadres sont submergés de mails, parfois plusieurs centaines par jour. Cet outil, qui était censé aider notre productivité, aujourd'hui la mine, et ça peut devenir impossible de gérer. 9 méthodes pour arriver à surmonter.
Eric Coder est journaliste.
Suivre
Vous devez être abonné pour suivre un auteur.
Abonnez-vous
«Vos abonnements garantissent notre indépendance»
Eric Coder
Suivre
Vous devez être abonné pour suivre un auteur.
Abonnez-vous
«Vos abonnements garantissent notre indépendance»
Eric Coder est journaliste.
Voir la bio
Ajouter au classeur
Vous devez être abonné pour ajouter un article à votre classeur.
Abonnez-vous
«Vos abonnements garantissent notre indépendance»
Lecture Zen
Vous devez être abonné pour voir un article en lecture zen.
Abonnez-vous
«Vos abonnements garantissent notre indépendance»
Aujourd'hui, les cadres sont submergés de mails, parfois plusieurs centaines par jour. Cet outil, qui était censé aider notre productivité, aujourd'hui la mine, et ça peut devenir impossible de gérer. 9 méthodes pour arriver à surmonter.
Avec Eric Coder

Les mails ressemblent à un jeu de Tétris sadique que l'on ne peut jamais gagner. Même complètement vidée en soirée - événement de plus en plus rare -, la boite mail reprend du poids au petit matin. C'est un exercice sans fin qui nous étouffe pendant la semaine, le week-end et même au moment des vacances. Les cadres estiment passer plus de 5 heures par jour en moyenne à consulter leur messagerie (5,6 heures en France et 5,4 heures en Europe). Aux Etats-Unis, ce chiffre monte à 6,3 heures, selon une étude Adobe, d'août 2015.

1. Réserver des moments pour les mails

Pour gérer efficacement ses mails à répétition, il est impératif de se réserver des moments dans la journée pour les traiter, afin de pouvoir se concentrer et rester efficace sur d'autres tâches. En règle générale, il faut donc éviter de les consulter en continu et se cantonner à 4 ou 5 moments dans la journée. A chacun de s'organiser en la matière, mais Pascale Bélorgey, manager de l’offre de formation Efficacité professionnelle chez Cegos et auteure de La boîte à outils de la gestion du temps (Dunod, 2014),  préconnise de « respecter sa chronobiologie en travaillant sur ses mails le matin pour demeurer dans sa zone de concentration la plus forte ». Pour Philippe Santini, partner chez Visconti, leader européen de l’accompagnement de dirigeants, « le digital a construit une autre relation au temps, celui de l'immédiateté : on se sent obligé de répondre à tout et tout de suite ». Il est donc primordial de hiérachiser ses consultations, de prendre du recul pour ne pas travailler toujours dans l'urgence, dit-il.

2. Supprimer toutes les alertes

Il est fortement recommandé de supprimer toutes les alertes sonores et visuelles, sur les ordinateurs, tablettes et téléphones mobiles. Cela déconcentre et augmente de façon exponentielle le stress journalier. Consulter des informations est primordial mais il faut faire très attention à ne pas se laisser polluer. 

3. Des outils pour rester productif

Bastien Le Lann, responsable du pôle analyses et créations chez Lecko, cabinet de conseil en organisation pour la transformation numérique, estime que « le mail est en train d'évoluer vers une logique de flux ». Avec de nouveaux outils, comme BlueKiwi, Yammer, ou Verse d'IBM, par exemples, on peut morceler les usages, former une communauté de travail en ligne et donc collaborer à plusieurs, explique-t-il. Ces outils ont pour principal avantage de permettre aux cadres d'être plus productifs, d'éviter de perdre du temps en conversant à plusieurs, de ne plus se focaliser sur le nombre de collaborateurs à mettre en copie ou au contraire de les retirer de la liste.

4. Raisonner par thématiques

Le classement des mails par ordre d'importance, avec ou non un code couleur, « est totalement dépassé », juge Bastien Le Lann. Il est préférable, selon lui, de raisonner par arborescence, par thématique, par dossier. On attribue alors des mots clés, des tags, pour établir un classement et pouvoir ainsi accéder rapidement à ses documents. L'important est ne jamais se rendre esclave de ses mails pour gagner en efficacité.

5. Proscrire l'usage intensif du téléphone

Concernant l'usage de son mobile, comme pour les enfants, il est préférable de ne pas avoir les yeux bloqués dessus en permanence. Il ne faut pas céder aux pulsions d'être connecté en permanence. Dans beaucoup d'entreprises, comme pour le Conseil des ministres à l'Elysée, les téléphones portables sont désormais interdits de réunion. Cela permet, à l'évidence, de ne pas se disperser et de rester focalisé sur l'essentiel.

6. Les chats permettent de gagner du temps

Les chats sont « un formidable outil de productivité synchronisé », juge Bastien Le Lann. Et d'ajouter : « Il y a eu des doutes au début mais ils ont aujourd'hui disparu. Ainsi, Skype propose un excellent partage d'écran via Microsoft ». Ces conversations en temps réel offrent l'indéniable avantage de ne pas tourner trop longtemps autour du pot et d'aller à l'essentiel, tout en réfléchissant collectivement.

7. L'utilité des réseaux sociaux

Les réseaux sociaux (Facebook, Twitter, etc.), outre le fait de permettre de communiquer avec ses proches lors d'un déplacement professionnel à l'étranger, offrent également la possibilité de prendre la température des clients, de se tenir informé très rapidement sur leur actualité. Mais « il faut garder à l'esprit de ne pas s'y rendre pour de mauvaises raisons, comme un moment de récréation », analyse Bastien Le Lann. Il est impératif de se donner des objectifs sinon cela devient rapidement chronophage. Quant aux managers, ils doivent conserver une posture bienveillante à l'égard de leurs collaborateurs qui utilisent ces réseaux sociaux et ne pas toujours les suspecter de ne s'y rendre que pour le plaisir.

8. L'afflux de newsletters

Il faut éviter de trop en rédiger et ne pas les multiplier. De même, s'abonner à tour de bras à ces newsletters n'est pas franchement pertinent. Pour Bastien Le Lann, « c'est un outil à conserver même si elles n'ont plus beaucoup d'intérêt ». Il estime qu'elles « sont peu lues et que leur impact devient de moins moins évident ». Elles viennent alimenter un peu plus l'infobésité qui nous submerge au quotidien.

9. Travailler sur plusieurs écrans et être multitâche

Tout dépend de votre métier même si cela peut se comprendre pour des graphistes, des informaticiens ou des banquiers back office. En règle générale, il faut savoir que si l'on multiplie les écrans, qu'on ouvre toute une floppée d'applications diverses et variées, on a tendance à se disperser. Il est donc souvent préférable d'effectuer une tâche après l'autre pour ne pas s'éparpiller. Le multitasking, ou l'art d'être multitâche, demeure une vue de l'esprit. Cela force le cerveau à changer de vitesse et à accélérer de façon répétée... pour un résultat généralement de moins bonne facture.

Les commentaires de cet article sont à lire ci-après
Articles populaires
Période :
24 heures
7 jours
01.

Et si l’univers était une sphère fermée ? C’est ce que pourraient suggérer des observations de l’Agence spatiale européenne

02.

Julie Graziani : « Criminaliser les idées et les mots, c’est empêcher de réfléchir »

03.

Vérité des chiffres : il faudrait ouvrir une centrale nucléaire par jour dans le monde pour respecter l’objectif d’émissions carbone zéro en 2050

04.

Mais pourquoi la pollution en Inde est-elle bien pire qu’en Chine ?

05.

Emmanuel Macron et sa névrose de l’ennemi

06.

Etats-Unis : un jeune américain choque Twitter après s'être déguisé en Jawad Bendaoud pour Halloween

07.

Alibaba tente d’acclimater le « Single Day » en France, sans TVA ni droits de douane

01.

Et si l’univers était une sphère fermée ? C’est ce que pourraient suggérer des observations de l’Agence spatiale européenne

02.

Euphémisation du réel : les évidences inaudibles de Zineb El Rhazoui et Julie Graziani

03.

Vérité des chiffres : il faudrait ouvrir une centrale nucléaire par jour dans le monde pour respecter l’objectif d’émissions carbone zéro en 2050

04.

Les aventuriers du bon sens perdu : ce que la tempête autour de Julie Graziani nous dit des blocages intellectuels du monde actuel

05.

Julie Graziani : « Criminaliser les idées et les mots, c’est empêcher de réfléchir »

06.

Présomption d’innocence et tribunaux sont-ils indispensables si l’accusé a vraiment l’air méchant ?

01.

"Islamophobie" : question choc sur une nouvelle névrose nationale

02.

Les aventuriers du bon sens perdu : ce que la tempête autour de Julie Graziani nous dit des blocages intellectuels du monde actuel

03.

"Quand des Juifs partent c'est la France qu'on ampute" a dit Macron. Mais il a omis de préciser qui ampute…

04.

30 ans après la chute du mur de Berlin, les communistes européens sont encore bien vivants

05.

Oui, nous voulons des plages islamiques !

06.

LR : l’illusion de la renaissance par le local

Commentaires (1)
Ecrire un commentaire
Vous devez être abonné pour rédiger un commentaire.
Abonnez-vous
«Vos abonnements garantissent notre indépendance»
Nos articles sont ouverts aux commentaires sur une période de 7 jours.
Face à certains abus et dérives, nous vous rappelons que cet espace a vocation à partager vos avis sur nos contenus et à débattre mais en aucun cas à proférer des propos calomnieux, violents ou injurieux. Nous vous rappelons également que nous modérons ces commentaires et que nous pouvons être amenés à bloquer les comptes qui contreviendraient de façon récurrente à nos conditions d'utilisation.
*Toute validation est définitive, vous ne pourrez pas rééditer votre commentaire.
lasenorita
- 10/03/2016 - 13:41
Les mails ''indésirables''
Mon ordinateur est submergé de mails ''indésirables'' et je dois faire ''le nettoyage'' tous les jours..si je m'absente quelques jours, à mon retour ma boîte mail est envahie de mails dont une dizaine seulement m'intéressent...ce qui est pire ce sont les coups de téléphone très nombreux, des personnes téléphonent souvent de l'étranger à toutes heures de la journée...si je note leur numéro de téléphone et que je les rappelle sur mon portable on me répond ''ce numéro n'est pas attribué''..