Débordé ? Voici comment éviter de perdre du temps au travail

C’est lorsque vous sentez que vous n’aimez pas ce que vous êtes en train de faire que les absorbeurs de temps agissent avec le plus de force.

Trop de travail

Le premier absorbeur de temps c’est le stress ou le surmenage au travail. Non seulement cette situation est épouvantablement épuisante, mais elle risque également d’augmenter considérablement la probabilité de commettre des erreurs. Cet état mène systématiquement à une agitation et une tension constantes. Des recherches ont prouvé qu’un travail stressant conduit inexorablement à l’épuisement et à la détérioration de la santé tant au plan physique que mental. Vous ne serez d’ailleurs utile à personne, encore moins à vous-même, dans un état de fatigue mentale et physique permanent. Sachez, par ailleurs, que plus les problèmes surviennent à des postes stratégiques, pires sont les conséquences pour l’entreprise. Lorsqu’un cadre ou un dirigeant paraît stressé et fatigué, ceux qui l’entourent le ressentent et tendent rapidement à vivre par mimétisme le même épuisement. Tout cela n’est bon ni pour l’individu, ni pour la collectivité. C’est d’ailleurs de cette façon que Henry Ford a compris, vers le milieu des années 1920, qu’en réduisant la journée de travail de dix à huit heures, et la semaine de six à cinq jours, il augmentait la performance de ses ouvriers tout en réduisant ses coûts de production.

Le mode « multitâche »

Le mode « multitâche » constitue un autre absorbeur de temps, moins évident mais tout aussi dévastateur. Lorsque vous travaillez en mode « multitâche », vous effectuez plusieurs missions en même temps, passant de l’une à l’autre sans discontinuer. Votre fonctionnement s’apparente alors à celui d’un jongleur d’assiettes qui fait en sorte qu’elles tournent simultanément au bout de leur bâton. Chaque fois que le mouvement ralentit, les assiettes vacillent, et s’il ne réagit pas rapidement, elles tombent. N’avez- vous jamais vécu des journées terribles au cours desquelles vous deviez vous concentrer sur tous les projets à la fois, répondre à un télé-phone qui avait décidé de sonner toute la journée et à la pluie de courriels qui inondait votre messagerie électronique ? La cadence infernale ne s’arrêtait pas, même de retour chez vous. Vous dîniez d’une main, l’autre agrippée au Smartphone qui vous reliait au travail, tout en écoutant d’une oreille légère ce que vous racontaient votre femme, votre mari ou vos enfants. Cela vous est déjà arrivé ? Si oui, bienvenu dans le monde du « multitâche » !

Avant tout, laissez- moi vous expliquer l’un des principes fondamentaux qui participe de l’optimisation de la gestion du temps : il s’agit du principe des 80/20. Il fut inventé par l’ingénieur italien Vilfredo Pareto, qui remarqua que dans son potager seulement vingt pour cent des cosses de petits pois contenaient quatre- vingts pour cent de la totalité de la production. Il poursuivit son observation et releva que quatrevingts pour cent des richesses nationales étaient aux mains de vingt pour cent des Italiens. Le Principe de Pareto a été popularisé en partie grâce au travail du docteur Joseph Juran, dans les années 1930 et 1940, qui fut le premier à appliquer cette loi au plan économique. Il mit notamment en évidence que quatre- vingts pour cent des effets sont générés par vingt pour cent des causes, et inversement que vingt pour cent des causes génèrent quatre- vingts pour cent des effets. L’intérêt du Principe de Pareto est de nous rappeler qu’il vaut mieux dans une journée se concentrer sur les vingt pour cent d’activités réellement importantes. De ce principe, nous pouvons donc déduire que, de toutes les activités menées dans une journée, seules vingt pour cent font réellement sens. Et ce sont elles qui produisent quatre- vingts pour cent des résultats de vos efforts. Toujours selon le même principe, vingt pour cent d’activité peuvent absorber 80% de votre temps.

Harmonisez votre temps

— Évitez de vous éparpiller entre trop d’activités, idées ou projets en même temps.
— Apprenez à établir un ordre de priorités pour vos idées ou vos activités, et veillez à les terminer une par une.
— Si vous avez recours à des listes « de choses à faire », écourtez les et gérez vos priorités.
— Distinguez ce qui est important à vos yeux de ce qui l’est pour les autres.
— Identifiez les vingt pour cent de tâches sur lesquelles vous devez vous concentrer.
— Exercez- vous à dire oui ou non.
— De bon matin, commencez par concentrer votre attention sur ces tâches.
— Lorsque vous travaillez, supprimez les distractions comme le téléphone ou la messagerie électronique.
— Si vous êtes interrompu d’une manière prolongée, prenez des notes pour ne pas perdre le fil de votre travail.
— Archivez le travail que vous avez déjà fait ou qui n’est plus à l’ordre du jour.
— Planifiez votre journée en vous réservant des plages horaires précises dévolues à certaines tâches, d’autres restant ouvertes aux imprévus.
— Octroyez- vous des pauses régulières. Essayez de rester calme, centré et serein.

[...]

Procrastination

La procrastination consiste, par définition, à remettre à plus tard ce qui devrait être réglé en priorité. Il y a trois siècles, le poète anglais Edward Young écrivait : « La procrastination est un véritable voleur de temps. » Sans même que vous vous en rendiez compte, la procrastination vous prive de votre temps et de votre énergie positive. Ajourner nécessite en effet beaucoup d’énergie sur le plan mental. Plus vous repoussez des « choses à faire », plus à terme elles prendront des proportions importantes. À cela ajoutons que, plus vous attendez, plus les choses risquent de se compliquer et de devenir difficiles à régler.

Ne remettez plus à demain [...]

— Veillez à garder un nombre réaliste et gérable de choses à régler sur votre liste.
— Soyez réaliste quant au temps nécessaire pour accomplir chaque tâche. N’en accumulez pas trop dans un laps de temps trop court.
— Efforcez- vous de réduire la liste des choses à régler.
— Dans la mesure du possible, ne laissez pas les autres vous imposer des tâches qui ne vous concernent pas.
— Vous êtes parfois contraint de retirer des éléments de la liste en attendant qu’ils trouvent une solution acceptable. Apprenez à concentrer votre attention sur la recherche de cette solution, en élargissant votre vision personnelle, en tentant de comprendre comment d’autres sont parvenus à trouver des solutions dans une situation comparable, et surtout, acceptez et écoutez les conseils ou l’aide qui vous sont proposés.

Apprenez à déléguer [...]

Astuces pour déléguer efficacement
1. Soyez clair. Exprimez précisément ce que vous souhaitez accomplir. Déterminez clairement ce que vous attendez des autres.
Soyez également très clair avec vous- même quant à la manière dont vous comptez exploiter le temps ainsi récupéré par le simple fait de déléguer.
2. Exprimez- vous clairement. Privilégiez une communication simple, transmettez clairement vos intentions en les accompagnant
d’instructions précises. Communiquez vos objectifs et vos attentes. Soyez réaliste quant aux délais et au planning de production.
3. Restez confiant. Accordez votre confiance aux personnes à qui vous avez décidé de déléguer votre travail. Évitez d’être dirigiste à outrance. Laissez- les agir à leur guise, selon leur méthode de travail. Croyez aux ressources de chacun des interlocuteurs que vous avez choisis pour leurs compétences.
4. Soyez vigilant. Déléguer ne signifie pas laisser les choses se faire sans vous en préoccuper. Suivez attentivement le travail réalisé, et veillez à ce que les délais soient respectés.