Ce que la science peut vous apprendre pour qu'on réponde (enfin) à vos emails

Le courrier électronique, plus communément appelé email ou encore courriel pour les puristes de la langue française, a investi notre environnement, surtout professionnel. Plus rapide que le courrier classique, il peut être pourtant source de tracas. Le site Quartz s’est penché sur la question, en compilant les recherches de plusieurs universités.

Premier constat évident : nous perdons tous du temps sur des emails sans importance, et, parfois, par négligence, supprimons ou archivons des messages de haute importance. Ce qui rend leur recherche lorsque nous en avons besoin plus délicate. Ou bien encore, nous ne pouvons parfois nous empêcher d’adresser en copie (en "cc") des contacts, pas forcément ciblés en première intention.

Pour l'université de Carnegie Mellon, en Pennsylvanie (Etats-Unis), les gens répondent plus facilement aux messages qui exigent des réponses simples, qu’ils soient simples ou non. Par exemple, ceux provenant des réseaux sociaux entraînent facilement une réponse, car ils ont un côté divertissant. A l’inverse, un courrier électronique nécessitant du temps ou de la réflexion, aura moins de chances d’obtenir une réponse.

L'étude des chercheurs de l'université de Loughborough, au Royaume-Uni, a porté sur la productivité par rapport aux courriers électroniques reçus. Le constat est surprenant. En moyenne, nous pouvons être interrompus par une arrivée dans la boîte de réception toutes les cinq minutes ! Leurs préconisations sont les suivantes : ne relever son courrier que tous les trois quarts d’heures, et désactiver les notifications des nouveaux messages entrants. Eviter de joindre en copie des contacts non prioritaires. Enfin, configurer votre boîte à votre guise, pour faciliter le tri.

Chris Anderson, l’administrateur de la célèbre conférence annuelle TED (Technology Entertainment Design), a élaboré une charte pour endiguer le flot (et le flux) des boîtes mails inondées. Pour le Laboratoire FX Palo Alto, basé en Californie, l’élément principal qui ressort de la recherche est le fait que l'email est devenu le premier moyen de communication dans les petites entreprises, devant la communication en échange visuel et direct. Les courriers servent aux employés pour "prouver" leurs (forces de) propositions, leurs horaires/planning, etc.

Bien que datant de 2007, l’étude du Journal of Computer-Mediated Communication est toujours d’actualité. Succinctement, les techniciens et professionnels de l’informatique favorisent largement ce moyen de communication, idéal pour examiner et revenir sur le travail. Pour Aditya Johri, chercheur à la Virginia Tech, un constat positif a été tiré de ses recherches. Les messageries internes des boites de courriers électroniques ou de réseaux sociaux réduisent de manière considérable l’afflux d'emails dans la boîte. Toujours au rayon des points positifs, les chercheurs de l'université d'Erlangen-Nuremberg ont dégagé de leur étude que les salariés, grâce aux correcteurs automatiques, s’amélioraient en orthographe.

Revers de la médaille : les messageries internes servent à diffuser commérages et autres potins au sein de l’entreprise... C’est ce qu’ont analysé deux chercheurs de l'Institut de Technologie de Géorgie (Etats-Unis).

Un aspect souvent négligé par les utilisateurs de courriers électroniques : ces derniers possèdent une force juridique. Le développement des droits autour de l’adresse électronique s’accentue aussi. L’éthique fait partie du bon usage du courriel. De multiples recommandations sont disponibles sur Internet quant à la bonne utilisation du courrier électronique.